- تقدم المستحقين بطلب صرف المعاش أو من ينوب عنهم رسمياً قبل بلوغ سن التقاعد الإلزامي.
- إنتهاء خدمة المؤمن عليه أو المؤمن عليها.
- أن تمضي مدة سنة كاملة على فقدان المؤمن عليه أو المؤمن عليها أو صاحب المعاش دون العثور عليه.
- أن لا تقل مدة الإشتراك عن(12) شهر.
- تقديم إفادة رسمية بفقدان المؤمن عليه من وزارة الداخلية أو أحد أجهزتها المختصة.
- أن يكون قد تم الإعلان عن فقدانه بالوسائل الإعلامية المتاحة.
- أن يكون قد تم قيد البلاغ لدى الجهات الرسمية بوزارة الداخلية.
- أن يتم إجراء بحث ميداني من قبل المؤسسة للتأكد من فقدان المؤمن عليه وتوفر شروط الاستحقاق.
- صدور حكم من المحكمة المختصة بثبوت الفقد.
- سداد جميع المستحقات التأمينية للمؤمن عليهم المشتركين ب(التأمين الاختياري – المشتغلين لحسابهم – العاملين بالخارج “المغتربين” ).
- بلاغ قسم الشرطة و بلاغ البحث الجنائي معمداً بختم الجهات المختصة.
- شهادات من الجهات المختصة لإثبات واقعة فقدان المؤمن عليه أو صاحب المعاش.
- نسخة أصلية من الجريدة الرسمية منشوراً بين صفحاتها أسم وصورة المفقود.
- صورة طبق الأصل من حكم المحكمة المختصة بثبوت الفقد.
- أصل الوكالة القانونية في حال رغب المستحق للمعاش تفويض شخص آخر باستلام المعاش، مع إرفاق صورة من البطاقة الشخصية للوكيل مع إحضار الأصل للمطابقة.
- صور وثائق إثبات الشخصية للمؤمن عليه و المستحقين (البطاقة الشخصية- البطاقة العائلية – جواز السفر -شهادة الميلاد ) مع إحضار الأصل للمطابقة.
- صور من مستندات إثبات إلتحاق المستحقين الذكور بالمراحل التعليمية (المدارس – الجامعات) مع إحضار الأصل للمطابقة.
- أصل إستمارة البحث الميداني للمستحقين .
- مذكرة إستعلام من وزارة الخدمة المدنية لصاحب المعاش والمستحقين البالغين.
- نموذج رقم (12 أ) مكافأة نهاية خدمة.
- نموذج رقم (3) إخطار بالتحاق عامل.
- نموذج رقم ( 4) إخطار بانتهاء خدمة عامل.
- طلب صرف المنفعة الآلي.
- مباينة آلية بالاشتراكات مصادق عليها.
- قرار ربط المعاش.
- مراجعة ملف المؤمن عليه والتأكد من احتوائه على كافة النماذج التأمينية و وثيقة إثبات الشخصية.
- مراجعة بيانات المؤمن عليه والاشتراكات من واقع الملف التأميني والملف المالي للمنشأة.
- إعداد تسوية بالمنفعة المستحقة من قبل إدارة المنافع التأمينية للمؤمن عليه على أساس مدد الاشتراك والوثائق المرفقة.
- مراجعة الملف التأميني والوثائق المؤيدة للصرف.
- إصدار شيك بالمعاشات المستحقة للمؤمن عليه.
ثلاثة أسابيع كحد أقصى من تاريخ تقدم المستحقين أو من ينوب عنهم بطلب الصرف شريطة استكمال الملف التأميني واستيفاء كافة الوثائق المطلوبة.